Focus sur le Flex Office

Le taux d’occupation des salariés des entreprises  a baissé  de 80% à 60%  en quelques années. Cette tendance continuera à se poursuivre dans les années à venir. Pour faire face à ce phénomène,  les entreprises qu’elles soient grandes  ou petites, doivent  adopter  de nouvelle méthode, incitant les salariés à apprécier leur bureau. Cela consiste à transformer le fameux bureau classique en une zone plus confortable et plus accueillante.  Le Flex office répond à ce besoin et les grands groupes l’adoptent déjà pour offrir  un espace de travail adapté à leurs salariés.  Il s’agit d’un  concept très innovant qui  commence à trouver sa place au sein des  entreprises françaises. Zoom  sur cette nouvelle manière d’aménager les espaces de travail.

 

 

Qu’est-ce que le Flex office ?

Il  s’agit d’une nouvelle forme d’aménagement de l’espace de travail des employés, leur permettant de se détacher du bureau fermé. Avec le flex  office, le salarié choisira  lui-même  la zone  qui  lui convient pour réussir la mission qui lui  a  été confiée. Cette zone sera  aménagée en  fonction de ses besoins, afin qu’il puisse travailler dans les meilleures conditions. Cela implique  une nouvelle  répartition  des espaces de travail en créant un salon confortable, des phones box, des salles de réunion connectées, etc. Les salariés pourront  donc choisir l’endroit qui leur   semble adéquat   pour mener à bien leur journée de travail. Ce nouveau concept vise surtout à inciter les salariés à mieux collaborer, à s’entraider, à discuter  même s’ils n’appartiennent  pas  au même département.

Comment  fonctionne le flex office ?

Le mode de fonctionnement du flex office est très simple. 

Si d’habitude le salarié arrive à son bureau et rejoint l’espace de travail qui lui est destiné, avec le flex office, il travaille à l’endroit qui convient à son humeur et  à ses  missions du jour. L’entreprise lui fournit un ordinateur portable lui permettant de rejoindre la zone qui lui convient pour travailler. Le concept de  métro-boulot-dodo ne devient plus une obligation que le salarié doit effectuer pour  survivre, puisqu’il n’est plus surchargé par son environnement  de travail. Il peut choisir de faire du télétravail si cela  lui  permet d’être plus efficace et plus productif. Les espaces seront conçus selon  certaines ambiances. Pour faciliter la transition, il est important de fournir aux salariés, les matériels adéquats : équipements informatiques et mobiles, réseaux WIFI, système de communication et de partage de document.

Quels sont les  avantages du flex office ?

  • La réduction des coûts : la  surface totale qui sera occupée par  l’entreprise sera beaucoup  plus réduite. Cela aura une influence sur le montant du loyer et sur les charges. En effet, un poste de travail peut couter entre 12 000 et 14 000 euros par an à l’entreprise
  • Optimisation de la créativité et de la productivité : le flex office  est un vrai levier de productivité. Le salarié se détache de sa routine. Ce qui lui permet de trouver de nouvelles idées. En se sentant  à l’aise dans son espace de travail, il deviendra plus productif ?
  • L’opportunité de rencontrer des relations professionnelles : en ayant un espace de travail varié, le salarié peut rencontrer d’autres personnes qui travaillent dans la même entreprise que lui. Cela permet de favoriser  la culture d’entreprise.
  • Augmentation des espaces collaboratifs : cela minimise les contraintes immobilières que l’entreprise doit faire face. Les espaces  collaboratifs renforcent  les échanges entre  les collaborateurs.

Les limites du flex office

  • Une personnalisation réduite : l’absence de bureau indique que chaque employé  ne pourra plus  avoir leur décoration personnelle, sauf  dans leur casier.
  • Une organisation plus accrue : puisque chacun n’a plus de bureau fixe, l’entreprise doit s’organiser concernant l’attribution des espaces : zones pour le coworking, pour les réunions, pour les rendez-vous, etc.
  • Trop de  bruits : quand une équipe débat sur un projet, les autres collaborateurs doivent s’adapter aux bruits, ce qui est très désagréable pour ceux qui  ont besoin de calme pour travailler.

Qu’en est-il de la mise  en place du flex office ?

Le flex office est déjà pratiqué dans les grandes entreprises françaises. L’avènement de la révolution digitale, de nombreux outils de travail sont de plus en  plus accessibles, permettant  à chacun de travailler de n’importe où.  Avec un ordinateur portable et un smartphone, les bureaux commencent à se vider. La transition vers le flex office n’est pas facile, car cela exige une réorganisation de l’espace de travail et des équipements indispensables aux salariés pour les aider à être plus productifs.  Le flex office exige la suppression  des bureaux. Cela doit se faire raisonnablement. Le nombre d’espace collectif et de bureaux individuels doit  être équilibré  pour faciliter l’installation des salariés. Ils doivent être libres de choisir l’espace de travail qui lui convient selon ses besoins. L’instauration du flex office est étroitement liée au télétravail. L’espace de  travail a donc lieu  à l’extérieur de l’entreprise, dans un café ou un restaurant. Dans ce cas, l’entreprise doit instaurer de sécurité pour préserver les données sensibles des fuites ou des pertes.